Når en landinspektør indsender data til ajourføring af matriklen, er det et krav, at data er udfærdiget på grundlag af et udtræk af matriklen, der er aktuelt på indsendelsestidspunktet, jf. bekendtgørelsens § 35, stk. 3. Det skal sikre, at forandringer af matriklens data kun sker på baggrund af aktuelle og ajourførte data.
Ved udtræk af data fra matriklen vil det fremgå, om data for de pågældende jordstykker i forvejen indgår i et udtræk foretaget af en anden landinspektør. Dermed er der risiko for, at et af disse udtræk kan blive uaktuelt. Landinspektøren bør da tage kontakt til landinspektøren med det eksisterende udtræk med henblik på at afklare, om det er muligt at koordinere sagernes indsendelse til Geodatastyrelsen.
Et udtræk af matriklen kan også blive uaktuelt, selvom den matrikulær sag er udarbejdet på grundlag af et udtræk af matriklen, der er aktuelt ved sagens indsendelse. Se mere herom i vejledningens afsnit 1.4.1.
Landinspektøren skal slette udtræk, der ikke længere vil føre til udarbejdelse af en matrikulær sag. Derudover skal landinspektøren anmode om at få aflyst en indsendt matrikulær sag, hvis den ikke kan registreres på det foreliggende grundlag og i øvrigt ikke ønskes gennemført.
Geodatastyrelsen kan aflyse en indsendt matrikulær sag, der ikke er endeligt registreret i matriklen, hvis sagen i mere end 1 år har været hjemsendt til landinspektøren som følge af mangler i sagen eller Tinglysningsrettens afvisning.
Geodatastyrelsen kan i særlige tilfælde beskytte et udtræk mod at blive uaktuelt i en begrænset periode. Det sker på baggrund af en begrundet anmodning og efter en konkret vurdering. Det kan eksempelvis være et udtræk til matrikulær berigtigelse af en større jordfordeling i et område med stor matrikulær aktivitet. Beskyttelsen består i, at der i denne periode ikke registreres ændringer i matriklens data inden for det område, der er omfattet af det beskyttede udtræk.
Geodatastyrelsen har udarbejdet et notat med nærmere beskrivelse af begrebet aktualitet i matrikulære sager. Notatet findes på gst.dk.