2. Aktørerne involveret i udstykningskontrollen

Landinspektøren skal sørge for, at de nødvendige godkendelser, tilladelser og dispensationer fra andre myndigheder end Geodatastyrelsen foreligger. Ved vurderingen af, om tilladelse i henhold til anden lovgivning er nødvendig, skal landinspektøren være opmærksom på, om det er den matrikulære forandring, en påtænkt ændret arealanvendelse eller begge dele, der medfører, at en tilladelse skal foreligge, jf. omtalen i afsnit 4 af de enkelte lovområder. Det er i alles interesse at undgå en matrikulære forandringer, hvor den påtænkte anvendelse af det omhandlede areal ikke kan realiseres. Hvis der i det konkrete tilfælde er tvivl om, hvorvidt en tilladelse, godkendelse eller dispensation er nødvendig, må sagen forelægges vedkommende myndighed.

I alle sager, hvor der sker udstykning, matrikulering, arealoverførsel eller sammenlægning skal der i den matrikulære sag foreligge en erklæring fra kommunalbestyrelsen om, at den matrikulære forandring eller den tilsigtede arealanvendelse ikke medfører forhold i strid med regler i eller fast i medfør af de love, der er opregnet i bekendtgørelsens § 1, stk. 1, nr. 1-11. Det er obligatorisk for landinspektøren at gennemføre høring af kommunalbestyrelsen ved, at sagen forelægges ved anvendelse af udstykningskontrolskemaet på Ejendomsregistreringsportalen (ERPO).

Ved arealoverførsel i forbindelse med vandløbsregulering eller ved et meget stort antal samtidige arealoverførsler til eller fra et vej- jernbane eller andet strækningsareal og i øvrigt i ganske særlige tilfælde, kan Geodatastyrelsen fritage fra kravet om, at kommunalbestyrelsens erklæring skal indhentes og afgives digitalt ved brug af udstykningskontrolskemaet jf. bekendtgørelsens § 1, stk. 4. Udstykningskontrolskemaet er egnet til at gennemføre høring af kommunalbestyrelsen også i sager, der angår lange strækninger og berører mange ejendomme. Fritagelse kan derfor kun opnås, hvis sagen involverer et helt usædvanligt stort antal ejendomme, eller hvis der i øvrigt er andre ekstraordinære forhold, der undtagelsesvist begrunder, at udstykningskontrolskemaet er uegnet til at gennemføre høringen. Meddeler Geodatastyrelsen fritagelse, skal der efter Geodatastyrelsens nærmere bestemmelse i stedet indsendes en generel erklæring fra kommunalbestyrelsen om, at sagen ikke vil medføre forhold i strid med lovgivning, hvor kommunalbestyrelsen er myndighed.

I udstykningskontrolskemaet skal landinspektøren oplyse hvilke arealer, der er berørt og beskrive den nuværende og fremtidige anvendelse for eksisterende og nye ejendomme. Oplysning om den tilsigtede arealanvendelse bør være så konkret og fyldestgørende, at det er muligt at bedømme sagen i forhold til den lovgivning, som kommunalbestyrelsen administrerer, og det er normalt ikke tilstrækkeligt blot at skrive, at ejendommen fremover skal anvendes til erhverv, industri eller boligbebyggelse. Til brug for kommunens overblik over de involverede arealer, ejerforhold samt situationen før og efter den påtænkte forandringer, er det hensigtsmæssigt, at landinspektøren vedhæfter ændringskort og skematisk redegørelse jf. reglerne herom i §§ 37 og 39, i bekendtgørelse om matrikulære arbejder. Herudover skal landinspektøren
for hver af de love, der er opregnet i bekendtgørelsens § 1, stk. 1, nr. 1-11, besvare skemaets spørgsmål om, hvordan den konkrete sag forholder sig til reguleringen i den givne lov. Landinspektøren skal i skemaet bidrage med oplysninger, der er så fuldstændige, at det er tydeligt for kommunens medarbejder, hvad der skal afgives erklæring om, herunder ved at vedhæfte meddelte tilladelser, afgive forklarende tekst og vedhæfte andre relevante bilag.

Når en sag om udstykning, matrikulering, arealoverførsel eller sammenlægning nødvendiggør, at der er meddelt tilladelse fra anden myndighed end kommunalbestyrelsen, skal landinspektøren ved fremsendelse af sagen til Geodatastyrelsen sikre, at der foreligger dokumentation for, at de nødvendige tilladelser foreligger. Dokumentation kan i de fleste tilfælde mest enkelt ske ved, at sagen vedlægges genpart af tilladelsen. Landinspektøren skal undersøge om regler i eller fastsat i medfør af de love, der er opregnet i bekendtgørelsens § 2, stk. 1, nr. 1-12, nødvendiggør, at der er meddelt tilladelse. Landinspektøren skal være opmærksom på, at opregningen af love i § 2, stk. 1, ikke er udtømmende. Geodatastyrelsen undersøger ikke om alle nødvendige tilladelser foreligger, idet det er landinspektørens pligt at sikre, at de relevante myndigheder er hørt og de nødvendige meddelelser meddelt.

Landinspektøren skal i en erklæring oplyse om forhold vedrørende naturbeskyttelsesloven, museumsloven og skovloven. Erklæringen findes på Geodatastyrelsens hjemmeside, og er der benævnt ”hvid erklæring”.

Hvis en myndighed stiller betingelser i forbindelse med en tilladelse, og betingelserne ikke samtidig tinglyses på den pågældende myndigheds foranstaltning, skal landinspektøren påse og oplyse, om betingelserne er opfyldt, når sagen indsendes til Geodatastyrelsen. Hvis det ikke af myndigheden er forudsat, at betingelserne skal opfyldes eller sikres opfyldt ved tinglysning, inden den matrikulære forandring registreres i matriklen, skal landinspektøren godtgøre over for Geodatastyrelsen, at de forpligtede parter har indsendt en erklæring til den pågældende myndighed, hvori de forpligter sig til at opfylde betingelserne. Dette gælder dog ikke i sager, hvor der foreligger en landinspektørerklæring efter landbrugslovens § 6, stk. 1, nr. 6 – 9, eller § 10, da det er pålagt landinspektøren at sørge for tinglysning af den nødvendige deklaration inden to måneder efter registrering i matriklen. Hvis landinspektøren i en sag henviser til en tilladelse, der tidligere er indsendt til Geodatastyrelsen, skal der vedlægges kopi af tilladelsen.

Myndigheder, der får sager om udstykning, matrikulering, arealoverførsel eller sammenlægning forelagt, skal være opmærksom på, at der ikke alene skal tages stilling til selve den matrikulære forandring, men også til, om den oplyste arealanvendelse kræver tilladelse efter lovbestemmelser, som den pågældende myndighed administrerer, og om tilladelsen i så fald kan gives. 

Når kommunalbestyrelsens besvarer udstykningskontrolskemaet, afgiver myndigheden herved en erklæring om, hvorvidt den matrikulære forandring eller tilsigtede anvendelse vil være i strid med lovgivning, som kommunen administrerer.

Det er ikke meningen, at kommunalbestyrelsen igennem besvarelsen af udstykningskontrolskemaet kan meddele de nødvendige tilladelser m.v. Selvom behovet for tilladelser først bliver identificeret af kommunen og landinspektøren når landinspektøren fremsender udstykningskontrolskemaet til kommunalbestyrelsen, bør kommunalbestyrelsens afgørelsessager behandles adskilt fra besvarelsen af udstykningskontrolskemaet. Hvis kommunalbestyrelsen efter en konkret vurdering agter at meddele dispensation, bør dette ikke ske ved i udstykningskontrolskemaet at svare, at der ikke mangler en dispensation. Der er med det anførte ikke i denne vejledning taget stilling til, om erklæringen om, at der er givet dispensation er bindende for kommunen som en principtilladelse eller lignende til den angivne anvendelse, selvom en formel afgørelse ikke foreligger.

Der kan også uafhængigt af besvarelsen af udstykningskontrolskemaet være udgået tilkendegivelser fra kommunen til berørte ejere, som rejser spørgsmålet, om tilkendegivelsen for kommunen er bindende og bestemmende for indholdet af en senere endelige afgørelse. Sådanne tilkendegivelser kan fx have karakter af en deltilladelse, hvor et givent projekt opdeles i etaper, så projektet kan påbegyndes, uden at alle forhold er endeligt afklaret. Der kan også være tale om en principtilladelse, hvor der i afgørelsen alene er taget stilling til overordnede elementer i et givent projekt, som giver ansøgeren sikkerhed for, at det angivne projekt kan realiseres, evt. under nærmere bestemte krav og vilkår i en endelig tilladelse. Tilkendegivelserne kan have karakter af en meget præcis vejledende udtalelse om helt konkrete forhold, eller efter omstændighederne karakter af en egentligt bindende forhåndsbesked. Disse forskelligartede tilkendegivelser vil efter omstændigheder kunne danne grundlag for, at kommunalbestyrelsen i udstykningskontrolskemaet erklærer, at den matrikulære forandring eller den tilsigtede anvendelse ikke vil medføre forhold i strid med lovgivning, som kommunalbestyrelsen administrerer. Det afgørende er, om kommunalbestyrelsen ved sin meddelelse mener at have bundet sig i forhold til en senere detailafgørelse i en sådan grad, at ejeren kan have vished for, at projektet vil kunne realiseres. Omvendt skal kommunalbestyrelsen sikre sig, at der ikke med foreløbige tilkendegivelser og afgørelser iværksættes en proces, hvor andre berørte parters mulighed for at udøve partbeføjelser og forsøge at få indflydelse på udfaldet af en sag gøres illusorisk. Tilsvarende skal  kommunalbestyrelsen sikre sig, at særlige proceskrav fx til offentlig høring eller høring af andre myndigheder ikke negligeres, og at mulighed for, at tilladelser tillægges opsættende virkning ved en klage, stadig består.

Der består ikke en generel pligt til at forelægge matrikulære sager for statslige og regionale myndigheder, eftersom der ikke skal foreligge en erklæring fra sådanne myndigheder om forholdet mellem på den ene side den matrikulære forandring og tilsigtede anvendelse og på den anden side lovgivning som myndigheden administrerer. Når en matrikulær sag forudsætter en tilladelse fra ikke-kommunal myndighed, må landinspektøren forelægge sagen som en ansøgning.

Geodatastyrelsens rolle er begrænset til at kontrollere, at sagen "efter det oplyste" ikke medfører forhold i strid med anden lovgivning.

Geodatastyrelsen kan kun gennemføre registrering af den matrikulære sag, hvis kommunalbestyrelsen i udstykningskontrolskemaet for alle de anførte lovområder har erklæret, at sagen ikke medfører forhold i strid med regler som kommunalbestyrelsen administrerer. Dette kræver, at kommunalbestyrelsen for alle lovområder har svaret ”nej” til, at der foreligger forhold i strid med de relevante retsregler eller mangler tilladelser/dispensationer. Svares der ”ja” til et slutspørgsmål i udstykningskontrolskemaet, må skemaet returneres til fornyet besvarelse i kommunen.

Landinspektøren skal i en erklæring oplyse om forhold vedrørende naturbeskyttelsesloven, museumsloven og skovloven. Erklæringen findes på Geodatastyrelsens hjemmeside, og er der benævnt ”hvid erklæring”. Hvis landinspektøren skønner, at det er påkrævet, må de relevante statslige myndigheders udtalelse indhentes inden ”hvid erklæring” udfyldes.

Geodatastyrelsen undersøger ikke om alle øvrige nødvendige tilladelser foreligger, idet det er landinspektørens pligt at sikre, at de relevante myndigheder er hørt og de nødvendige meddelelser meddelt.