Geodatastyrelsen foretager en prøvelse af, om ejeren i forhold til de øvrige ejerlejlighedsejere er berettiget til at få dispositionen registreret i henhold til normalvedtægten, tinglyste særvedtægter og almindelige foreningsretlige principper. Kriteriet ”sandsynliggjort” indebærer som udgangspunkt, at Geodatastyrelsen er tilbageholdende med at afvise en registrering, hvis det beror på et skøn, om en beslutning kræver simpelt flertal, kvalificeret flertal eller enstemmighed.
Der kan indsendes dokumentation i form af en generalforsamlingsbeslutning (referat), hvor den pågældende disposition er besluttet med det fornødne flertal. Der skal også indsendes dokumentation for, at dem, der skriver under for ejerforeningen, har tegningsret (vedtægter og referat af den seneste generalforsamling, hvor bestyrelsen konstituerer sig). Hvis der er en gældende særvedtægt, skal den også vedlægges.
Referater fra en ejerforenings generalforsamling skal være underskrevet af de rette personer. Medmindre andet følger af en særvedtægt for ejerforeningen, skal referatet underskrives af både dirigenten og formanden for bestyrelsen. Det følger af § 13, stk. 2, i den gældende normalvedtægt for ejerforeninger og § 7, stk. 2, i den tidligere normalvedtægt. Det er ikke tilstrækkeligt, hvis referatet kun er underskrevet af dirigenten eller referenten.
Geodatastyrelsen kan konkret vurdere, at det er sandsynliggjort, at ejeren er berettiget til at få registreret en disposition, selv om den sædvanlige dokumentation ikke foreligger i fuldstændigt omfang. Ved denne vurdering kan tidsfaktoren tillægges vægt, så dispositioner, der er foretaget for mange år siden, åbenlyst for alle, og hvor de øvrige ejere har haft lejlighed til at anfægte dispositionen efter en konkret vurdering kan registreres. Har dispositionen ikke tidligere været anfægtet, kan det rubricere som stiltiende samtykke eller passivitet fra de øvrige ejerlejlighedsejere, der medfører, at det er usandsynligt, at de øvrige ejere i dag mange år efter vil kunne få dom for, at fx inddragelse af en del af et tidligere uudnyttet loftsareal under en af de øverste ejerlejligheder er ugyldig, og at der skal ske fysisk lovliggørelse. Samtidigt er der et hensyn at tage til dem, som igennem lang til har indrettet sig i tillid til at dispositionen.
Det er muligt at reparere på utilstrækkelig dokumentation. Ejerforeningen kan således på en generalforsamling på ny beslutte at godkende en disposition eller beslutte at bekræfte en tidligere beslutning.
Hvis der indsendes dokumentation for, at alle ejere af ejerlejligheder i ejendomme har skrevet under på, at de tilslutter sig den ønskede ændring, kan sagen som udgangspunkt registreres, selv om der ikke foreligger en generalforsamlingsbeslutning. Underskrift fra alle ejere er derfor et alternativ til en generalforsamlingsbeslutning. Det er dog ikke tilstrækkeligt, at 2/3 af ejerne har skrevet under. Det gælder, selv om der er tale om en beslutning, der ifølge normalvedtægten kan træffes af generalforsamlingen med tilslutning fra 2/3 af ejerne. Hvis ikke alle ejere skriver under, skal der derfor foreligge en generalforsamlingsbeslutning med det fornødne flertal. Det skyldes, at et af formålene med afholdelse af generalforsamlingen er, at ønskede dispositioner kan drøftes, inden der træffes beslutning herom. Dette er særligt vigtigt, hvis ikke alle ejere af ejerlejligheder i ejendomme er enige.
Tinglyste deklarationer kan også efter omstændighederne udgøre tilstrækkelig dokumentation. Det kan eksempelvis være aftalt, at den oprindelige ejer har ret til at danne ny(e) ejerlejlighed(er) fra fællesejendom. Hvis en sådan ret er tinglyst, og der ved indsendelsen til Geodatastyrelsen henvises hertil, vil det være tilstrækkelig dokumentation for, at ejeren i forhold til de øvrige ejere af ejerlejligheder i den opdelte ejendom, er berettiget til at få registreret de nye ejerlejligheder.