Orientering fra Geodatastyrelsen

Den 7. juni 2018 gik den nye Ejendomsregistreringsportal (ERPO) og vores nye sagsbehandlingssystem (SER - System til Ejendomsregistrering) ”i luften”. Overgangen til de nye systemer var ikke uden problemer, men overordnet set syntes vi selv, at det gik godt. Vi er klar over, at nogle af jer har oplevet vanskeligheder i forbindelse med overgangen, primært med indsendelse af sager. Der forekommer desværre stadigvæk fejl, som kan være generende i landinspektørfirmaerne. Enkelte fejl er af generel karakter, men hovedparten berører kun enkelte brugere eller sager. Vi beklager fejlene og tilstræber at få rettet dem så hurtigt som muligt. Anvendelsen af de nye systemer og de ændrede arbejdsgange og procedurer sidder endnu ikke helt på rygraden - hverken hos vores egne sagsbehandlere eller hos medarbejderne i landinspektørfirmaerne, og indtil vi bliver mere fortrolige med ændringerne, vil nogle arbejdsgange kunne opleves som besværlige. 

Heldigvis får vi også positive tilbagemeldinger fra medarbejdere i landinspektørfirmaerne om, at portalen fungerer godt. Vi ser det også som et sundhedstegn, at der nu indsendes og genindsendes sager i samme antal, som før overgangen til de nye systemer.

Information om ERPO og anvendelse heraf findes i MU-Nyhedsbrevene på:

http://gst.dk/matriklen/ejendomsdataprogrammet/nyhedsbrev/

Her kan du også finde tjeklister og brugervejledninger til systemet.

Vi tilstræber at afhjælpe alle fejl så hurtigt som muligt. Vi skal igen opfordre til, at I opretter jer som brugere i GST-Support og via indberetningsportalen indberetter de fejl, som I ønsker hjælp til at få løst. Kun på den måde kan vi få overblik over fejlene og sikre alle den bedst mulige hjælp hurtigst muligt. Vi er bekendt med, at nogle firmaer samler fejlene sammen for på den måde selv at skabe overblik og hjælpe hinanden indbyrdes i det omfang det er muligt. Denne model er rigtig god, når det drejer sig om vanskeligheder med selve anvendelsen af ERPO. Vi orienterer løbende om kendte fejl og rettelser på GST-support:
https://geodatastyrelsen.atlassian.net/servicedesk/customer/user/login?destination=portals

Det er også på denne side du kan oprette dig som bruger i GST-Support. Vores supportteam vil være bemandet hele juli, men da mange holder ferie i den periode, kan ekspeditionstiden være længere end normalt.

Efter ibrugtagningen af ERPO har vi modtaget en række henvendelser om, hvorvidt en indsendt sag er modtaget korrekt hos GST. Landinspektørerne kan nemt selv finde svaret herpå gennem oplysningerne om sagens status i ERPO. Er sagens status ’Modtaget’ eller ’Klar til sagsbehandling’ er sagen indsendt til GST, og landinspektøren kan se bort fra eventuelle fejlmeddelelser og ’røde’ kontrolrapporter. Er sagens status ’Stedfæstet ved udtræk’ er sagen endnu ikke indsendt til GST, men må indsendes på ny. Når en sag er indsendt og har status ”Modtaget” eller ”Klar til sagsbehandling” kan landinspektøren ikke uploade sagen på ny til ERPO, og dermed heller ikke indsende en ny sagspakke. Hvis en indsendt sag skal rettes, må landinspektøren an\u0002mode GST om at hjemsende sagen. Efter rettelsen kan sagen indsendes på ny.
Det er forsat muligt at indsende supplerende dokumenter, når sagen har status ”Modtaget” eller ”Klar til sagsbehandling”, hvis dokumentet er tilgængeligt i ERPO.

Når GST har godkendt sagen vil den have status ”Afventer Tinglysningsretten”. Sagens behandling hos GST er nu afsluttet og eventuelle henvendelser i sagen må rettes til Tinglysningsretten. Når Tinglysningsretten har afsluttet sin sagsbehandling, fremgår det af status, at sagen er ”Accepteret af Tinglysningsretten”.

Først når sagens status er ”Afsluttet” er sagen endeligt registreret i matriklen, og der kan tages et nyt, opdateret sagsudtræk over området i matriklen.

De matrikulære sager behandles efter de regler, der er gældende på indsendelsestidspunktet. Det betyder, at GST i sin sagsbehandling påser forholdene om pant og adkomst i sager indsendt før 1. juni 2018, og herunder træffer afgørelse efter de dagældende regler om uskadelighedsattester.

Hvis en sag om arealoverførsel mangler dokumentation om panteforholdene, vil styrelsen i første omgang søge afklaret, om der mangler en uskadelighedsattest eller en ”9000 kr.-erklæring”. Er det ikke tilfældet vil styrelsen som hovedregel anmode landinspektøren redegøre for, om der er foretaget fornøden relaksation eller om den berørte ejendom f.eks. er ubehæftet. På registreringsmeddelelsen vil det efterfølgende fremgå, på hvilket grundlag styrelsen har valg at registrere sagen. Styrelsen vil f.eks. anføre, at ejendommen efter det oplyste er ubehæftet eller at et delareal er relakseret ved tinglyst samtykke.

Tinglysningsretten oplyser, at de ikke udsteder dommerattester til brug i matrikulære sager. Det er kun muligt at få en dommerattest, hvis GST forinden har adviseret retten om, at en dommerattest skal bruges i en sag efter overgangsreglerne.

GST har konstateret, at mange af de sager, der er indsendt efter den 1. juni 2018, mangler dokumentation om sikker geografisk stedfæstelse af bygninger i BBR, jf. § 41 i bekendtgørelse om matrikulære arbejder. GST vil derfor opfordre landinspektørerne til at sager, der er indsendt efter 1. juni 2018, om nødvendigt, allerede nu suppleres med de manglende dokumenter, således dokumentationskravet er opfyldt, når GSTs sagsbehandling påbegyndes. GST har den 4. juni 2018 udsendt et notat, hvori der er redegjort for de ændringer, der er sket i bekendtgørelse om matrikulære arbejder. Med notatet blev udsendt udkast til nyt afsnit 8 om private fællesveje på matrikelkortet og udkast til nyt afsnit 26 om Relation mellem BBR og Matriklen til indarbejdelse i vejledning om matrikulære arbejder. Se notat og udkastene til de nye afsnit i vejledningen på styrelsens hjemmeside 
http://gst.dk/matriklen/matrikulaer-sagsbehandling/

I forbindelse med ibrugtagningen af miniMAKS i 2008 besluttede GST, at størrelsen på vandarealer ikke længere skulle være registreret i matriklen. Vandarealer har herefter alene været noteret som ”inklusiv”, ”eksklusiv” og ”ukendt”. Oplysninger om vandarealers størrelse forblev dog fortsat i matrikeldatabasen, men blev ikke længere ajourført. Dette har givet problemer i forhold til en række registre, som henter data fra matrikeldatabasen, og GST har derfor besluttet at lade oplysningen udgå af matriklen (og databaserne). Det medfører samtidig, at de sager, der er indsendt til GST, og som har oplysninger om vandarealer, skal hjemsendes og indsendes på ny gennem den seneste MIA version, der blev gjort tilgængelig den 29. maj 2018. Når sagen genindsendes fjernes oplysningerne om vandarealer automatisk. Det er således ikke nødvendigt at omarbejde sagen. Vi vurderer, at få sager skal indsendes på ny, og vi beklager den ulejlighed genindsendelsen medfører.

Ekspeditionstiden for matrikulære sager er steget og antallet af igangværende sager er vokset. Ekspeditionstiden er nu på næsten 5 måneder. En række driftsmæssige problemer på miniMAKS i måneden op til idriftsættelsen af ERPO/SER, og lukning af systemet i forbindelse med overgangen til ERPO/SER er de primære årsager til stigningen i ekspeditionstiden. Ekspeditionstiden kan måske stige lidt i løbet af de kommende uger på grund af ferien. Selv om vores sagsbehandlene også må tåle ”børnesygdomme” i SER fungerer systemet efter hensigten og uden væsentlige driftsmæssige problemer. Ibrugtagningen af SER bør således kunne medvirke til, at ekspeditionstiden nedbringes.

Mens vores systemer var lukkede på grund af overgangen til SER var en håndfuld af vores matrikulære sagsbehandlere i praktik hos fire nordjyske landinspektørfirmaer. Her fik sagsbehandlerne en god indsigt i det arbejde, som foregår i marken og på kontoret, når de matrikulære sager udarbejdes. Sagsbehandlerne havde stort udbytte af opholdet, og vi er sikker på, at den indsigt i arbejdet i landinspektørfirmaerne også vil komme jer til gode, når de reviderer jeres sager. Vi vil samtidig benytte lejligheden til at takke de firmaer, som var praktiksteder. Vi håber, at der også fremover kan aftales lignende praktikophold for nye sagsbehandlere. Vi vil gerne tilbyde, at enkelte medarbejdere i landinspektørfirmaerne også kan få et kortvarigt praktikophold hos os, ligesom vi gerne tager imod besøg fra firmaerne, hvor vi kan fortælle om vores sagsbehandling og styrelsens andre opgaver.

Orienteringsbrevet til landinspektørfirmaerne er hidtil udsendt til alle, der ønsker om at modtage det. Maillisten rummer derfor både enkeltpersoner og firmaer. Vi oplever stor interesse for at blive optaget på listen, men knap så stor interesse for at blive slettet, når den indmeldte mailadresse ikke længere er aktuel. Desuden har vi konstateret, at enkelte medarbejdere i landinspektørfirmaerne ikke har modtaget relevant information fra orienteringsbrevene. Orienteringsbrevet er som nævnt rettet til landinspektørfirmaerne, hvorfor vi fremover alene vil sende ”Orientering til landinspektører” direkte til landinspektørfirmaernes hovedpostkasser med anmodning om, at orienteringen videresendes til relevante modtagere. Orienteringsbrevene vil naturligvis stadigvæk være offentligt tilgængelige på www.gst.dk, hvor vi undersøger muligheden for på hjemmesiden at ”abonnere” på orienteringsbrevene.

God sommer

Jess Svendsen
Kontorchef
Ejendomme og Jura