Orientering Fra Geodatastyrelsen

Det er nu seks måneder siden, vi flyttede ind på Lindholm Brygge. Vi har fundet os til rette i lokalerne, og den målrettede oplæringsindsats har båret frugt. De sidste par måneder har vi ekspederet flere sager, end vi har modtaget. Sagsbunken er nedbragt fra ca. 2500 sager i begyndelsen af februar 2017 til under 2000 i midten af maj 2017. Ekspeditionstiden falder også – endnu ikke markant, men nok til, at vi tør konstatere, at udviklingen er vendt. Aktuelle oplysninger om ekspeditionstiden for matrikulære sager findes på Geodatastyrelsens hjemmeside, som opdateres ugentligt.

Styrelsen har modtaget en række henvendelser, der giver anledning til at tro, at der i et vist omfang – også på foranledning af grundejerne – spekuleres i at opdele de matrikulære sager, således at den væsentlige del af en sag kan fremmes med henvisning til en efterfølgende sag. Antallet af anmodninger om fremme af sager er fortsat stort, og den overvejende begrundelse er netop, at sagen spærrer for en efterfølgende sag. I lyset af ovenstående ser vi os nødsaget til at indskærpe, at en sag vil kunne fremmes, hvis den ”spærrer for færdiggørelsen af en anden matrikulær sag".

Anmodninger om fremme af en sådan sag skal fremover ledsages af oplysninger om den efterfølgende sag, herunder SagsID, status for relaksation og andre myndigheders behandling af sagen samt andre oplysninger, der godtgør, at indsendelsen af den efterfølgende sag navnligt afventer muligheden for et aktuelt sagsudtræk.

Som udgangspunkt behandles sagerne i den rækkefølge, de er modtaget, med den undtagelse, at sager kan behandles hurtigt, hvis særlige betingelser er opfyldt. Kriterierne for, hvornår en sag kan forventes at blive fremmet, fremgår af vores hjemmeside.

Geodatastyrelsen har i januar 2017 gennemgået matrikulære sager afsluttet i december 2016 og på den baggrund lavet opgørelse over fejl og mangler i sagerne.

Der blev afsluttet 519 matrikulære sager i december 2016. Heraf er 217 sager (42 %) blevet afsluttet som indsendt.

Bemærkningerne om manglende eller mangelfulde dokumenter drejede sig primært om vejerklæringer, dokumenter vedrørende tegningsregler samt dommerattester. Målebladet er dog stadig det dokument, der giver anledning til flest revisionsbemærkninger.

Resultatet af opgørelsen blev præsenteret på PLF’s medlemsmøde på Nyborg Strand den 4. februar 2017. På mødet blev det foreslået, at firmaerne især fokuserer på at nedbringe antallet af revisionsudsættelser vedrørende vejadgang. 

Geodatastyrelsen følger løbende udviklingen i sagernes kvalitet. Ikke detaljeret som i decemberundersøgelsen, men overordnet ses et fald i andelen af sager, der godkendes som indsendt, fra 57,8 % i januar 2016 til 46,7 % i april 2017. Styrelsen er opmærksom på, at en del af faldet kan skyldes udskiftningen i vores sagsbehandlerstab og det arbejde med at ensrette administrativ praksis, der sker i forbindelse med oplæringen af de nye sagsbehandlere. Styrelsen vil fortsat arbejde på at sikre en ensartet administrativ praksis. Hvis der er væsentlige ændringer i praksis, vil vi tilstræbe at orientere herom forinden, f.eks. i orienteringsbrevene.

Arbejdet med at ensarte praksis i sagsbehandlingen har blandt andet medført, at vi er blevet opmærksomme på en uensartet praksis om Kommunalbestyrelsens underskrift af grøn erklæring. Det giver os anledning til at præcisere, at det skal fremgå hvilken kommune, der har underskrevet erklæringen. For at sikre ensartetheden har styrelsen udarbejdet en oversigt over krav til underskrifter på erklæringer og lign.  Oversigten, Regler og administrativ praksis ift. underskrifter og gyldighedsperiode for underskrifter, kan findes på vores hjemmeside.

Hvis der i allerede indsendte sager er mangler i fht. kommunens underskrift, vil en ny, korrekt underskrevet erklæring kunne indsendes som supplerende dokument til sager, der endnu ikke er påbegyndt revideret, og som derfor står i status ”modtaget” eller ”klar til sagsbehandling”. Alternativt vil vi anmode om en ny erklæring i forbindelse med behandlingen af sagen.

Vi har i en række sager konstateret, at kommuner mangler at besvare punkterne 14 og 15 om jordforurening i Grøn Erklæring. I stedet henvises til en udskrift fra Danmarks Miljøportal.

Det er kommunen, der skal erklære, om der er registreret jordforurening på et jordstykke, hvorfor kommunen skal besvare punkt 14. Hvis punktet besvares bekræftende, skal punkt 15 besvares med et ”Ja” eller ”kræver ikke udtalelse”. Besvares punkterne ikke, vil sagen blive hjemsendt til ny behandling i kommunen. 

I den senere tid har styrelsen hjemsendt flere måleblade til omarbejdelse. En af de hyppige årsager hertil har været, at det ikke tydeligt fremgår, om et skelpunkt repræsenterer et knækpunkt eller er beliggende på en ret linje. For at begrænse antallet af hjemsendelser har styrelsen præciseret brugen af retlinjetegn. Præciseringen fremgår af et særskilt bilag, der findes på styrelsens hjemmeside. I samme bilag er også præciseret praksis for angivelse af såvel klasse 1 og 2 skelpunkter på målebladet.

Matriklens fredskovstema fremstår som hovedregel som én flade pr. jordstykke. I sammenhængende skovområder, der strækker sig over flere jordstykker, kan der derfor forekomme to fredskovslinjer pr. skel. Det giver ofte problemer, hvor skel og fredskovslinjer slettes eller flyttes. Herudover gør de dobbelte linjer matrikelkortet mere tungt og usmidigt at arbejde i.
Geodatastyrelsen ønsker derfor at forenkle kortet, således at fredskovstemaet fremover fremstår som én flade for ét sammenhængende fredskovsareal.

I første omgang forenkler GST dog kun fredskovsflader i forbindelse med den matrikulære sagsbehandling i sager, hvor fejl i fredskovstemaet giver tekniske problemer, som betyder, at sagen ellers ikke kan registreres. En mere systematisk gennemgang og ændring af fredskovstemaet vil først blive påbegyndt, når ekspeditionstiden er reduceret, og ressourcer kan frigives.

Det fremgår af Bekendtgørelsen om matrikulære arbejder, at det er muligt at anvende en kopi af tingbogen som rådighedsattest, såfremt udskriften omfatter oplysnings-, adkomst- og byrdebilledet. Dato for Tingbogens udvisende skal ligeledes fremgå. Geodatastyrelsen vil i denne forbindelse præcisere, at attesten skal indeholde oplysning om alle dokumenter lyst med frist samt den fulde tekst på fristen.

Såfremt man indsender tingbogsattester udformet efter eget koncept, er det vigtigt, at udskriften overholder førnævnte krav.

Med venlig hilsen

Jess Svendsen
Kontorchef
Ejendomme og Jura