Orientering fra Kort og Matrikelstyrelsen

I uge 28 behandler vi almindelige sager indkommet omkring d. 23. januar 2009 og hastesager indkommet primo maj 2009. Den gennemsnitlige ekspeditionstid på afsluttede digitale sager er fire måneder, og dermed væsentligt over planen fra december 2008. En væsentlig årsag til den højere gennemsnitlige ekspeditionstid er, at Kort & Matrikelstyrelsen valgte at afvikle papirsagerne hurtigere, hvorved  sagsbehandlerressourcerne blev bundet hertil og behandlingen af indkomne nye digitale sager blev derved udskudt. På nuværende tidspunkt er der afsluttet over 5000 digitale sager siden idriftsættelsen sidste år. 

Trods den langsomme sagsafvikling er Kort & Matrikelstyrelsen optimistisk og har en klar forventning om, at ekspeditionstiden vil blive nedbragt væsentligt. Med udgangspunkt i antallet af ekspederede sager pr. uge samt et faldende antal indkomne sager, er det Kort & Matrikelstyrelsens forventning, at den gennemsnitlige ekspeditionstid på afsluttede sager vil falde over de kommende måneder. Fortsætter den udvikling, vil der ved udgangen af 2009 restere færre end 2000 uekspederede matrikulære sager. Da der ekspederes omkring 1000 sager pr. måned vil det reelt betyde, at en matrikulær sag på det tidspunkt højest  har afventet sagsbehandling to måneder ved Kort & Matrikelstyrelsen.

Kort & Matrikelstyrelsen har afsluttet de første jordfordelingssager, der var indsendt til styrelsen før idriftsættelsen af miniMAKS, og som er omarbejdet i MIA3. Selve godkendelsen af sagerne er dog forbundet med nogle problemer, hvilket skyldes sagernes kompleksitet, hvorfor flere af de igangværende sager ikke er blevet afsluttet endnu. Vi arbejder på at få sagerne godkendt i samarbejde med vores  systemleverandør. På nuværende tidspunkt er to store sager godkendt, hvoraf en var på 85 ejendomme.

Arbejdet med jordfordelingssagerne kræver en del koordinering i forhold til øvrige matrikulære sager, som kan blive uaktuelle, eller som kan gøre jordfordelingssagen uaktuel. Det er derfor nødvendigt med en tæt dialog mellem landinspektøren, Miljøkontoret og Kort & Matrikelstyrelsen. Landinspektøren skal kontakte styrelsen, inden der laves udtræk til sagen, hvorved der kan blive ”ryddet op” i området, inden sagen påbegyndes. Dernæst er det vigtigt, at perioden, der går fra udtrækket laves, sagen udarbejdes hos landinspektøren og frem til godkendelse hos styrelsen, er så kort som mulig af hensyn til øvrige matrikulære sager i det pågældende område. Koordineringen er også nødvendig i forhold til sagsbehandlingskapaciteten, idet vi vurderer, at vi vil kunne have to jordfordelingssager (afhængig af sagernes kompleksitet) under behandling hos styrelsen af gangen.

I de kommende måneder vil vi arbejde for at få godkendt de sidste jordfordelingssager, der var indsendt i analog form inden idriftsættelsen af miniMAKS. Derefter vil vi tage fat på de ca. 15 sager, som skal omarbejdes i MIA3 af landinspektøren, hvilket skal ske i tæt dialog med Miljøkontoret og os. Kort & Matrikelstyrelsens har i samarbejde med PLF og Miljøkontoret udarbejdet et udkast til en vejledning om håndtering af jordfordelingssager. Erfaringerne fra de første registrerede jordfordelingssager skal indarbejdes før vejledningen lægges på vores hjemmeside. For de landinspektører, som har aktuelle verserende jordfordelingssager, kan de modtage et udkast til vejledningen ved henvendelse til maj@kms.dk. Vejledningen vil blive revideret i løbet af sensommeren.

Vi har gennem sagsbehandlingen i miniMAKS konstateret, at de kommentarer mm., som landinspektøren skriver i bemærkningsfeltet ved indsendelse af en matrikulær sag til styrelsen, ikke gemmes i sagens historik. Det betyder, at bemærkningerne forsvinder, hvis sagen sendes hjem til landinspektøren, ligesom det ikke er muligt for landinspektøren at se dem efterfølgende i MIA, idet feltet overskrives.

Indtil vi har fundet en hensigtsmæssig løsning på problemet skal der i sagen vedhæftes et følgebrev, der indeholder vigtige oplysninger såsom afgiftsfritagelse, begrundelse for en haster sag, henvisninger til gamle sager mm. således at dokumentationen er opretholdt efterfølgende.

En ny MIA version, som gør det muligt at udarbejde en sag på ikke registreret grundlag (sag-på-sag), er til test ved to landinspektørfirmaer. De første testes viser, at det overordnede flow ser ud til at fungere, men at der er en række forskellige specialsituationer, som opstår når programmet kommer ud på rigtige sager, mangler de sidste tilretninger. Det er testfirmaernes vurdering, at Kort & Matrikelstyrelsens forventning til at programmet vil være klar til udsendelse ultimo august, er optimistisk. Vi vil imidlertid gøre alt for at holde den tidsplan, om end at vi ikke vil gå på kompromis med kvaliteten af programmet.

Versionen har været meget lang tid undervejs. Kort & Matrikelstyrelsen har haft en kritisk dialog med vores systemleverandør vedrørende fejlene i MIA og specielt de gentagende forsinkelser på leverancen af sag-på-sag. Kort & Matrikelstyrelsen beklager, at vores leverandør ikke har levet op til vores forventninger.

Forsinkelserne af sag-på-sag versionen har desværre også udskudt den efterfølgende version, som forventes at indeholde ca. 50 fejlrettelser og forbedringer. Det er desværre ikke muligt at ændre rækkefølgen af versionerne på nuværende tidspunkt.

Der vedlægges en orientering vedr. registreringsmeddelelsen.

Afslutningsvis vil jeg benytte lejligheden til på vegne af alle medarbejdere i Matrikel og Jura, at ønske jer alle en rigtig god sommer.

Med venlig hilsen

Søren Fauerholm Christensen
Udstykningschef