Formål
Geodatastyrelsen behandler personoplysninger i forbindelse med henvendelser via Jira Service Desk for at kunne modtage, registrere og håndtere supporthenvendelser til styrelsen.
Oplysningerne anvendes også til at administrere og følge op på supporthenvendelser samt til dokumentation af styrelsens håndtering af henvendelsen.
Retsgrundlag
Behandlingen af personoplysninger sker på følgende retsgrundlag:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, idet behandlingen er nødvendig for, at Geodatastyrelsen kan udføre sine opgaver som offentlig myndighed.
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvis behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler styrelsen.
Modtagere af personoplysninger
Geodatastyrelsen kan i forbindelse med behandlingen af din henvendelse overlade behandling af personoplysninger til databehandlere, der leverer it-systemer til styrelsen.
Geodatastyrelsen anvender Atlassian til håndtering af supporthenvendelser via Jira Service Desk. Atlassian fungerer som databehandler for Geodatastyrelsen og behandler personoplysninger på styrelsens vegne i henhold til en databehandleraftale.
Personoplysninger kan desuden blive videregivet til andre offentlige myndigheder, hvis det følger af gældende lovgivning, herunder reglerne om aktindsigt.
Personoplysninger, der indgår i sagsbehandling hos Geodatastyrelsen, kan også blive afleveret til Rigsarkivet i overensstemmelse med arkivlovgivningen.
Overførsel til tredjelande
Oplysninger, der behandles i Jira Service Desk, kan i visse tilfælde blive overført til lande uden for EU/EØS i forbindelse med drift og support af systemet.
Sådanne overførsler sker i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne og på baggrund af de overførselsgrundlag, som leverandøren stiller til rådighed.
Opbevaring
Personoplysninger, der indgår i henvendelser via Jira Service Desk, opbevares i styrelsens it-systemer som led i håndteringen af henvendelsen.
Hvis henvendelsen giver anledning til sagsbehandling, kan oplysningerne blive journaliseret i Geodatastyrelsens sags- og dokumenthåndteringssystem.
Oplysningerne opbevares herefter som dokumentation for sagens behandling og i overensstemmelse med arkivlovgivningen. Oplysningerne kan efterfølgende blive afleveret til Rigsarkivet.