Formål
Geodatastyrelsen behandler personoplysninger i forbindelse med henvendelser til styrelsen for at kunne modtage, registrere og besvare henvendelsen.
Oplysningerne kan også anvendes som led i styrelsens sagsbehandling, til dokumentation af styrelsens behandling af henvendelsen samt til at kunne fremsøge tidligere praksis.
Retsgrundlag
Behandlingen af personoplysninger sker på følgende retsgrundlag:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, idet behandlingen er nødvendig for, at Geodatastyrelsen kan udføre sine opgaver som offentlig myndighed.
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, hvis behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler styrelsen.
Hvis din henvendelse indeholder fortrolige oplysninger, kan behandlingen desuden ske efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.
I det omfang en henvendelse indeholder følsomme oplysninger, kan behandlingen ske efter databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.
Modtagere af personoplysninger
Geodatastyrelsen kan i forbindelse med behandlingen af din henvendelse overlade behandling af personoplysninger til databehandlere, der leverer it-systemer til styrelsen.
Geodatastyrelsen anvender blandt andet Microsoft 365 som en del af den daglige sagsbehandling. Microsoft Ireland Operations Ltd. fungerer som databehandler for Geodatastyrelsen og behandler personoplysninger på styrelsens vegne i henhold til en databehandleraftale.
I visse situationer behandler Microsoft tekniske og aggregerede oplysninger som selvstændigt dataansvarlig, blandt andet med henblik på drift, fejlafhjælpning og informationssikkerhed i Microsofts egne systemer.
Personoplysninger kan desuden blive videregivet til andre offentlige myndigheder, hvis det følger af gældende lovgivning, herunder reglerne om aktindsigt.
Personoplysninger, der indgår i sagsbehandling hos Geodatastyrelsen, kan også blive afleveret til Rigsarkivet i overensstemmelse med arkivlovgivningen.
Overførsel til tredjelande
Geodatastyrelsen anvender Microsoft 365 som en del af den daglige sagsbehandling. Microsoft Ireland Operations Ltd. er databehandler for Geodatastyrelsen.
I forbindelse med Microsofts drift og support af systemerne kan personoplysninger i visse tilfælde blive overført til lande uden for EU/EØS. Sådanne overførsler sker i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne og på baggrund af de overførselsgrundlag, som Microsoft stiller til rådighed.
Opbevaring
Personoplysninger, der indgår i henvendelser til Geodatastyrelsen, opbevares i styrelsens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem som led i sagsbehandlingen.
Oplysningerne opbevares efter, at sagen er afsluttet, som dokumentation for sagens behandling og i overensstemmelse med arkivlovgivningen. Oplysningerne kan efterfølgende blive afleveret til Rigsarkivet i henhold til arkivlovens regler.