Landinspektøren skal sørge for, at de nødvendige godkendelser, tilladelser og dispensationer fra andre myndigheder end Geodatastyrelsen foreligger. Ved vurderingen af, om tilladelse i henhold til anden lovgivning er nødvendig, skal landinspektøren være opmærksom på, om det er den matrikulære forandring, en påtænkt ændret arealanvendelse eller begge dele, der medfører, at en tilladelse skal foreligge, jf. omtalen i afsnit 4 af de enkelte lovområder. Det er i alles interesse at undgå en matrikulære forandringer, hvor den påtænkte anvendelse af det omhandlede areal ikke kan realiseres. Hvis der i det konkrete tilfælde er tvivl om, hvorvidt en tilladelse, godkendelse eller dispensation er nødvendig, må sagen forelægges vedkommende myndighed.
I alle sager, hvor der sker udstykning, matrikulering, arealoverførsel eller sammenlægning skal der i den matrikulære sag foreligge en erklæring fra kommunalbestyrelsen om, at den matrikulære forandring eller den tilsigtede arealanvendelse ikke medfører forhold i strid med regler i eller fast i medfør af de love, der er opregnet i bekendtgørelsens § 1, stk. 1, nr. 1-11. Det er obligatorisk for landinspektøren at gennemføre høring af kommunalbestyrelsen ved, at sagen forelægges ved anvendelse af udstykningskontrolskemaet på Ejendomsregistreringsportalen (ERPO).
Ved arealoverførsel i forbindelse med vandløbsregulering eller ved et meget stort antal samtidige arealoverførsler til eller fra et vej- jernbane eller andet strækningsareal og i øvrigt i ganske særlige tilfælde, kan Geodatastyrelsen fritage fra kravet om, at kommunalbestyrelsens erklæring skal indhentes og afgives digitalt ved brug af udstykningskontrolskemaet jf. bekendtgørelsens § 1, stk. 4. Udstykningskontrolskemaet er egnet til at gennemføre høring af kommunalbestyrelsen også i sager, der angår lange strækninger og berører mange ejendomme. Fritagelse kan derfor kun opnås, hvis sagen involverer et helt usædvanligt stort antal ejendomme, eller hvis der i øvrigt er andre ekstraordinære forhold, der undtagelsesvist begrunder, at udstykningskontrolskemaet er uegnet til at gennemføre høringen. Meddeler Geodatastyrelsen fritagelse, skal der efter Geodatastyrelsens nærmere bestemmelse i stedet indsendes en generel erklæring fra kommunalbestyrelsen om, at sagen ikke vil medføre forhold i strid med lovgivning, hvor kommunalbestyrelsen er myndighed.
I udstykningskontrolskemaet skal landinspektøren oplyse hvilke arealer, der er berørt og beskrive den nuværende og fremtidige anvendelse for eksisterende og nye ejendomme. Oplysning om den tilsigtede arealanvendelse bør være så konkret og fyldestgørende, at det er muligt at bedømme sagen i forhold til den lovgivning, som kommunalbestyrelsen administrerer, og det er normalt ikke tilstrækkeligt blot at skrive, at ejendommen fremover skal anvendes til erhverv, industri eller boligbebyggelse. Til brug for kommunens overblik over de involverede arealer, ejerforhold samt situationen før og efter den påtænkte forandringer, er det hensigtsmæssigt, at landinspektøren vedhæfter ændringskort og skematisk redegørelse jf. reglerne herom i §§ 37 og 39, i bekendtgørelse om matrikulære arbejder. Herudover skal landinspektøren
for hver af de love, der er opregnet i bekendtgørelsens § 1, stk. 1, nr. 1-11, besvare skemaets spørgsmål om, hvordan den konkrete sag forholder sig til reguleringen i den givne lov. Landinspektøren skal i skemaet bidrage med oplysninger, der er så fuldstændige, at det er tydeligt for kommunens medarbejder, hvad der skal afgives erklæring om, herunder ved at vedhæfte meddelte tilladelser, afgive forklarende tekst og vedhæfte andre relevante bilag.
Når en sag om udstykning, matrikulering, arealoverførsel eller sammenlægning nødvendiggør, at der er meddelt tilladelse fra anden myndighed end kommunalbestyrelsen, skal landinspektøren ved fremsendelse af sagen til Geodatastyrelsen sikre, at der foreligger dokumentation for, at de nødvendige tilladelser foreligger. Dokumentation kan i de fleste tilfælde mest enkelt ske ved, at sagen vedlægges genpart af tilladelsen. Landinspektøren skal undersøge om regler i eller fastsat i medfør af de love, der er opregnet i bekendtgørelsens § 2, stk. 1, nr. 1-12, nødvendiggør, at der er meddelt tilladelse. Landinspektøren skal være opmærksom på, at opregningen af love i § 2, stk. 1, ikke er udtømmende. Geodatastyrelsen undersøger ikke om alle nødvendige tilladelser foreligger, idet det er landinspektørens pligt at sikre, at de relevante myndigheder er hørt og de nødvendige meddelelser meddelt.
Landinspektøren skal i en erklæring oplyse om forhold vedrørende naturbeskyttelsesloven, museumsloven og skovloven. Erklæringen findes på Geodatastyrelsens hjemmeside, og er der benævnt ”hvid erklæring”.
Hvis en myndighed stiller betingelser i forbindelse med en tilladelse, og betingelserne ikke samtidig tinglyses på den pågældende myndigheds foranstaltning, skal landinspektøren påse og oplyse, om betingelserne er opfyldt, når sagen indsendes til Geodatastyrelsen. Hvis det ikke af myndigheden er forudsat, at betingelserne skal opfyldes eller sikres opfyldt ved tinglysning, inden den matrikulære forandring registreres i matriklen, skal landinspektøren godtgøre over for Geodatastyrelsen, at de forpligtede parter har indsendt en erklæring til den pågældende myndighed, hvori de forpligter sig til at opfylde betingelserne. Dette gælder dog ikke i sager, hvor der foreligger en landinspektørerklæring efter landbrugslovens § 6, stk. 1, nr. 6 – 9, eller § 10, da det er pålagt landinspektøren at sørge for tinglysning af den nødvendige deklaration inden 2 måneder efter registrering i matriklen. Hvis landinspektøren i en sag henviser til en tilladelse, der tidligere er indsendt til Geodatastyrelsen, skal der vedlægges kopi af tilladelsen.