15. Dokumenter og data til ajourføring af matriklen

* Nedenstående tekst udgør kapitel 22 i vejledning nr. 46 af 18. april 2001 *


22. Dokumenters materiale og format m.v.

22.1. Indledning.

Internettet, det digitale matrikelkort og edb-matrikelregisteret m.v. giver mulighed for at kommunikere elektronisk i forbindelse med den matrikulære sagsbehandling, samt mulighed for at etablere nye samarbejdsformer mellem landinspektører, Kort- og Matrikelstyrelsen og andre offentlige myndigheder.

Kort- og Matrikelstyrelsen har i de senere år arbejdet med indførelse af elektronisk dokumenthåndtering, elektronisk kommunikation og elektronisk arkivering. På baggrund af denne udvikling blev der i 1997 fastsat bestemmelser i bekendtgørelsen om, at visse matrikulære sagsdokumenter skulle indsendes på elektronisk form. Styrelsen har endvidere i et samarbejde med Praktiserende Landinspektørers Forening og kommunale medarbejdere udviklet et Matrikulært Informations og Ajourføringssystem, der kaldes MIA. I første fase er formålet med MIA at gøre ajourførte matrikulære data i form af register- og kortoplysninger tilgængelige for landinspektørerne over internettet samt at bringe registreringsdokumenterne på elektronisk form, således at disse dokumenter kan kommunikeres, dannes og udskrives efter behov. Ved udtrykket "registreringsdokumenter" forstås her sagsomslag, opmålingsdokumenter, kort og skematisk redegørelse. Det er disse dokumenter, der angiver, hvad der sker i sagen, hvorledes skel m.v. er fastlagt, og hvad der ønskes registreret i matriklen. MIA er i begyndelsen af 2001 ved at blive testet hos enkelte landinspektører, kommuner og Kort- og Matrikelstyrelsen.

Elektroniske dokumenter kan ikke erstatte den analoge dokumentation, før der er indført bestemmelser om anvendelse af digital signatur. Der vil i de nærmeste år fortsat være analoge registreringsdokumenter og andre analoge dokumenter i de matrikulære sager. For så vidt angår form og formater for elektroniske dokumenter i MIA vil bestemmelser herom blive fastsat i en særskilt vejledning.

Med hensyn til materialer og formater af dokumenter gælder fælles regler for forskellige arter af dokumenter. Desuden gælder særlige regler med hensyn til de registreringsdokumenter, som landinspektøren skal udarbejde i en matrikulær sag. Det er derfor vigtigt, at dokumenterne udarbejdes på holdbart materiale og i en ensartet form. Bekendtgørelsens § 35 indeholder bl.a. regler af denne art.


22.2. Analoge dokumenter.

22.2.1. Materialer og formater.

Til erklæringer, attester og skematisk redegørelse benyttes papir á 80g/m² i standardformat A4, til skematisk redegørelse eventuelt i dobbelt A4.

Til sagsomslag skal benyttes det til statstjenesten autoriserede papir med betegnelsen "Arkiv II" i standardformat dobbelt A4.

Til ændringskort skal benyttes papir á 80 g/m² eller transparent målfast, dobbelt mat, arkivbestandigt tegneplast med en tykkelse mellem 0,07 mm og 0,10 mm.

Kort skal være i standardformat A4 (21,0 cm x 29,7 cm) eller mangefold deraf, dog ikke større end A1 (59,4 cm x 84,1 cm). Kort af tegneplast i større format end A3 (29,7 cm x 42,0 cm) må ikke foldes, men skal indsendes i rulle.

Til måleblade skal anvendes transparent målfast dobbelt mat, arkivbestandigt tegneplast med en tykkelse mellem 0,07 mm og 0,10 mm. Målebladet skal være i de standardformater, der gælder for kort, eller i formaterne 29,7 cm i højden og 39, 57, 75, 93, 111 eller 129 cm i bredden. Bredden 129 cm må dog kun benyttes i sager om udskillelse af offentlig vej, og da kun hvis en fløj på 18 cm hovedsagelig anvendes til angivelse af den koordinatliste, der hører til målebladet. Måleblade i format A3 og i format 29,7 cm x 39 cm, skal være foldet ved sagens indsendelse. Måleblade i større formater må ikke foldes, men skal indsendes i rulle.

Der gælder ingen særlige krav til fikspunktskitsers materiale, jf. afsnit 23.2.


22.2.2. Streg og skrift.

På kort, måleblade og fikspunktskitser skal streg og skrift være holdbar og egnet til reproduktion. Dansk Standard bør anvendes. På ændringskort bør anvendes standardskrift DS 23.3.

Nordretning skal angives, og tegningen bør så vidt muligt være orienteret mod nord.

På kort og måleblade skal målforholdet fremgå. Tegninger i forskellige målforhold på samme kort eller måleblad bør være adskilt ved en stiplet, kraftig linie (stregpriklinie).


22.2.3. Titel m.v.

På kort og måleblade skal der være en titel, som angiver ejerlavsbetegnelsen for det område, der er vist. Navn på kommune og amt kan ligeledes anføres. På ændringskort anbringes titlen i kortets nederste venstre hjørne, og det angives, hvilket eller hvilke matr.nre. kortet omfatter. Omfatter kortet kun en del af et matr.nr., angives dette. Det angives endvidere, hvornår og i hvilken anledning kortet er udfærdiget (f.eks. i anledning af udstykning). På måleblade angives, hvornår opmålingen har fundet sted.


22.2.4. Underskrift og dato.

Alle erklæringer, attester, redegørelser, beregninger, koordinatlister o.s.v. må være underskrevet og dateret.

Kravet i bekendtgørelsens § 35, stk. 4, om underskrift fra en landinspektør med beskikkelse gælder de i afsnit 22.1. nævnte registreringsdokumenter. Kravet er en følge af, at praktiserende landinspektører og deres assistenter med landinspektørbeskikkelse har eneret til at udføre matrikulære arbejder og dermed naturligvis også ansvaret for arbejdernes rette udførelse.

I tilfælde, hvor bekendtgørelsen indeholder regler om erklæring fra landinspektøren, kræves også, at det er en landinspektør med beskikkelse, der underskriver.


22.3. Elektroniske dokumenter.

Bekendtgørelsen indeholder krav om, at enkelte dokumenter skal indsendes på digital form samtidig med indsendelsen af den analoge sag. Det gælder for sager, hvor der skal foreligge

1) et måleblad og en koordinatliste, jf. § 36, stk. 2,

2) en koordinatberegning, som omfatter nye fikspunkter, jf. § 38, stk. 1, eller

3) et ændringskort og et indlægningskort, jf. § 39, stk. 1.

For så vidt angår form og formater, der er godkendt af Kort- og Matrikelstyrelsen, henvises til Ajourføringsvejledningen til Det digitale Matrikelkort af 6. september 1999, afsnit 4.2., 6.2.11. og 6.3.12.


22.4. Supplerende oplysninger.

Landinspektøren kan anføre supplerende oplysninger på sagsomslaget eller på skematisk redegørelse. Der kan f.eks. være tale om oplysning om særlige forhold til forklaring af sagens sammenhæng eller om begrundelse for, at en ny samlet fast ejendom skal være fritaget for afgift efter reglerne i udstykningsafgiftslovens § 1, stk. 2, jf. vejledningen om matrikulære afgifter og gebyrer m.v.

Oplysning om antallet af bilag i en sag anføres på sagsomslaget. Hvis et eller flere bilag indsendes i rulle, angives dette.